Manj administracije. Več nadzora nad distribucijo.
Kako je Invalidsko podjetje Pošte Slovenije z BizIT pripravo razporedov za strojno zlaganje preneslo iz razpršenih Excelov v eno samo aplikacijo - s skupnim pregledom nad približno 200 dostavnimi poštami in samodejnim razporedom za linije.
"BizIT ni samo digitaliziral naših tabel. Pomagal nam je izboljšati proces skupaj z ljudmi, ki ga izvajajo."
Izziv
Invalidsko podjetje Pošte Slovenije zaposluje več kot 600 ljudi; več kot polovica med njimi ima določene fizične omejitve. Prilagajanje delovnih mest, da lahko vsak dela varno in čim manj obremenjujoče, je del njihovega poslanstva - in del vsakodnevne operativne presoje.
Prav zato je bila priprava razporedov za strojno zlaganje tako občutljiva. Za vsako distribucijo je bilo treba podatke za približno 200 dostavnih pošt izvoziti iz obstoječega sistema in jih ročno prenesti v nove Excelove tabele: kopirati vrstico za vrstico, barvno označevati, dopisovati komentarje, razvrščati glede na posebnosti materiala, natisniti za operaterje in med izvajanjem ročno dopolnjevati.
Pri zahtevnejši distribuciji je to pomenilo 10 ur dela štirih zaposlenih. Opravljali so ga vodja oddelka, njegov namestnik in organizatorji dela - torej ljudje, ki bi se morali ukvarjati z organizacijo dela, zaposlenimi, zastoji in prihranki.
Informacije so bile razpršene med datotekami in natisnjenimi listi. Vsak je imel svojo različico podatkov, pregled nad spremembami pa je bil omejen.
Rešitev
Skupaj z naročnikom smo najprej podrobno popisali dejanski način dela - vse posebnosti distribucij in potrebe operaterjev. Aplikacija, zgrajena v Microsoft Power Apps, danes podatke iz obstoječega sistema prikaže na enem mestu: po dnevih, po naročnikih, po pošiljkah.
- Centralni pregled - vse najave izbranega dne, s statusi, količinami in oznako primernosti za strojno zlaganje.
- Presoja za strojno zlaganje - aplikacija označi, kaj je primerno za stroj in kaj ostane ročno.
- Delitev najav - presežek dneva se z nekaj kliki prestavi na naslednji dan; prej je bila za to potrebna dodatna Excelova tabela.
- Razpored linij - vrstni red obdelave in končni razpored za linijo nastaneta samodejno, brez prenašanja podatkov med tabelami.
- Izjeme in sledljivost - posebnosti, opozorila in komentarji ostanejo ob podatkih; statusi in zgodovina sprememb so vidni vsem.
Aplikacija je povezana z obstoječim podatkovnim virom, zato podatki za približno 200 dostavnih pošt vanjo pridejo brez ročnega vnosa.
Učinki
- Bistveno manj ročnega prepisovanja in manj napak.
- Enoten, ažuren pregled nad vsemi distribucijami.
- Sledljivost sprememb in jasna odgovornost.
- Hitrejša priprava razporedov za operaterje.
- Več časa za delo z ljudmi in izboljševanje procesa.
Kako smo delali
Tudi ta projekt se je začel po naši preizkušeni poti: s preslikavo procesa in prototipom rešitve, ki ga je naročnik potrdil pred razvojem.
→ Oglejte si, kako delamoImate proces, ki še vedno živi v Excelu?
Pišite nam - pogovor začnemo z vašim procesom, ne s tehnologijo.
Rezervirajte 30-min posvet← Vse reference