Manj ročnih evidenc. Več nadzora nad roki in opravili.
Kako so v računovodstvu v podjetju Pisarna Kovač spremljanje rokov, opravil in dokumentacije za stranke prenesli iz več Excelov in papirnih evidenc, v enoten voden proces - z avtomatskimi opomniki in pregledom nad tem, kaj je že opravljeno in kaj še čaka.
"Zelo smo zadovoljni s strokovnostjo, odzivnostjo in kakovostjo sodelovanja z ekipo na BizIT. Zadovoljni smo z uporabnostjo in enostavnostjo aplikacije za vodenje računovodskih opravil. Rešitev je neke vrste poseben CRM za sledenje opravilom, vodenje kontaktnih podatkov strank in avtomatizacije opravil in opomnikih za izvedbo opravil."
Izziv
Pisarna Kovač je računovodsko podjetje, kjer je velik del vsakodnevnega dela povezan s ponavljajočimi se opravili ter pogodbenimi in zakonskimi roki za posamezne stranke.
Pred digitalizacijo so podatke o strankah, njihovih opravilih in skrbnikih vodili v Excelovih dokumentih, dodatna tabela pa je služila kot kontrolni seznam. Del procesa je še vedno temeljil tudi na papirnih evidencah.
Tak način dela je zahteval veliko natančnosti in osebnega nadzora. Pri ročnem vnosu je obstajala možnost napak, spremljanje številnih rokov je bilo zahtevno, ob dopustu ali bolezni sodelavca pa je bil prenos dela na drugo osebo otežen.
Poseben izziv je predstavljalo tudi pravočasno pridobivanje dokumentacije od strank. Če dokumenti niso prispeli pravočasno, se je povečalo tveganje za zamude pri zakonsko določenih rokih.
KLJUČNI PROBLEM
Proces je bil preveč odvisen od ročnih evidenc in od tega, da posameznik ves čas ve, kaj mora biti za posamezno stranko narejeno in do kdaj.
Rešitev
Pisarna Kovač je želela vzpostaviti enoten način dela, v katerem so podatki o stranki, opravila, odgovornosti in roki povezani v enem procesu.
BizIT je skupaj z naročnikom najprej opredelil potrebe in strukturo prihodnje rešitve ter pripravil prototip aplikacije. Sledila je izdelava podatkovnega modela, razvoj rešitve, testiranje in uvedba v okolje naročnika.
Nova aplikacija, razvita v Microsoft Power Apps in podprta z avtomatizacijami v Power Automate, je postala osrednje mesto za spremljanje dela s strankami:
- vse stranke in pripadajoča opravila so zbrani na enem mestu,
- jasno je vidno, kaj je že opravljeno in kaj še čaka,
- roki so povezani z avtomatskimi opomniki za zaposlene in stranke,
- informacije niso več vezane samo na posameznega skrbnika,
- ob odsotnosti lahko sodelavec hitro prevzame delo brez iskanja podatkov po različnih evidencah.
Operativno delo, ki je prej potekalo v več Excelovih dokumentih, danes poteka v aplikaciji. Excel je ostal predvsem kot orodje za analitiko in poročanje nad aktualnimi podatki.
Projekt je vključeval tudi ureditev okolja Microsoft 365 in prehod na Exchange Online. Power Automate skrbi za avtomatizirana obvestila in opomnike, s katerimi proces pravočasno opozarja zaposlene in stranke na potrebne aktivnosti.
Učinki
- Enoten pregled nad strankami, opravili in roki namesto več ločenih evidenc.
- Manj možnosti za človeške napake zaradi zmanjšanja ročnega spremljanja in prepisovanja.
- Avtomatski opomniki zaposlenim in strankam pomagajo pravočasno izvesti potrebne aktivnosti.
- Lažji prenos dela ob dopustih ali boleznih, saj je kontekst posamezne stranke dostopen na enem mestu.
- Boljši nadzor nad zakonskimi in pogodbenimi roki.
- Avtomatska poročila in analitika iz aktualnih podatkov procesa.
Kako smo delali
Tudi ta projekt se je začel po naši preizkušeni poti: s preslikavo procesa in prototipom rešitve, ki ga je naročnik potrdil pred razvojem.
→ Oglejte si, kako delamoTudi pri vas pomembni roki živijo v Excelih in osebnih opomnikih?
Pomagamo urediti proces, odgovornosti in spremljanje rokov - nato ga podpremo z digitalno rešitvijo, ki jo ekipa dejansko uporablja.
Rezervirajte 30-min posvet← Vse reference