Preglednost projektov, skladna s predpisi
Kako je farmacevtsko podjetje Lenis z aplikacijo Activity App potrjevanje projektov in dokumentov iz e-poštnih verig preselilo v voden, sledljiv proces.
"Ekipa BizIT je izkazala izjemno sposobnost razumevanja naših potreb. Z razvojem aplikacije Activity App smo poenostavili in avtomatizirali procese potrjevanja projektov in dokumentov."
Izziv
Lenis je regijsko farmacevtsko podjetje s sedežem v Sloveniji, specializirano za uvoz, distribucijo in prodajo zdravil, ki k svojemu cilju - najboljši storitvi v panogi - stremi tudi z razvojem organizacije in zaposlenih skozi uporabo naprednih tehnologij.
V farmacevtski industriji so preglednost, transparentnost in nadzor nad projekti izjemnega pomena. Proces vodenja projektov zahteva številne odobritve, potrjevanja in zbiranje dokumentacije ter vključuje veliko deležnikov. Večina komunikacije je tekla prek e-sporočil in pisnih dokumentov, kar je pomenilo manjšo preglednost za vse vpletene, veliko pošte, tiskanja in zamud. Iskali so rešitev, ki bo za uporabnika enostavna, pregledna in skladna s predpisi.
Rešitev
Nastala je aplikacija po meri, izdelana s Power orodji - Activity App. Ključne zahteve so bile samodejno obveščanje deležnikov v projektu, potrjevanje posameznih stopenj procesa in različni prikazi podatkov glede na vloge prijavljenih uporabnikov.
Končna rešitev v različnih stopnjah projektov omogoča:
- stopenjske odobritve s potrjevanjem posameznih faz,
- komunikacijo med pobudniki projektov in potrjevalci na enem kanalu,
- beleženje zgodovine sprememb - popolna sledljivost, ključna za skladnost s predpisi,
- pregled stanja nalog za vse vpletene,
- samodejno pretvarjanje datotek in urejeno dokumentacijo v SharePoint knjižnicah.
Prikazi znotraj aplikacije so prilagojeni funkcijam in vlogam uporabnikov. Za podjetje s sedežem v Ljubljani in pisarnami v različnih državah je spletna rešitev ključna: sodelavci v regiji imajo zdaj popoln nadzor nad svojimi projekti. Dodatna prednost je izkoriščenost obstoječih licenc M365 - rešitev je izdelana z orodji, ki so v njihove licence že vključena.
Učinki
Prej: komunikacija po e-pošti in papirju, manjša preglednost, veliko tiskanja in zamud.
Potem:
- komunikacija in vsi podatki na enem mestu in na enem kanalu,
- vpogled, nadzor in transparentnost vsakega projekta,
- skladnost s predpisi ob ohranjenih visokih standardih,
- brez dodatnih licenčnih stroškov - rešitev teče na obstoječih M365 licencah.
Kako smo delali
Tudi ta projekt se je začel po naši preizkušeni poti: s preslikavo procesa in prototipom rešitve, ki ga je naročnik potrdil pred razvojem.
→ Oglejte si, kako delamo