Od e-poštnih obrazcev do semaforjev: pregled nad vsemi patentnimi raziskavami
Kako je razvojna ekipa Hisense Europe zahtevke za patentne raziskave spravila iz e-pošte v voden proces - s preglednim dashboardom nad statusi in samodejno izdelavo poročil.
"Orodja znotraj Microsoft Power Platforme so nas navdušila, saj lahko relativno hitro digitaliziramo interne procese, ki smo jih do sedaj vodili prek Excela in e-pošte. Sodelovanje z ekipo BizIT lahko samo pohvalimo, ker izdelujejo vizualno všečne in pregledne aplikacije in so izjemno odzivni ter profesionalni."
Izziv
V podjetju Hisense Europe so postopek naročanja patentnih raziskav vodili prek obrazcev, ki so jih zaposleni pošiljali po e-pošti. Ekipa za raziskave in razvoj se je pri tem soočala s celo vrsto izzivov:
- ni bilo krovnega pregleda nad vsemi prejetimi zahtevki,
- naročniki niso imeli sprotnih informacij o statusu svojih zahtevkov,
- sledenje spremembam, poslanim po e-pošti, je bilo zamudno,
- dodeljevanje zahtevkov je oteževal manjkajoč pregled nad zasedenostjo ekipe,
- končna poročila so ročno pripravljali v Wordu,
- podatke za analitiko (število raziskav, trajanje izdelave ...) je bilo težko zajemati.
Rešitev
Za Hisense Europe smo razvili aplikacijo po meri v Power Apps, ki uporabnike vodi skozi celoten proces obdelave zahtevkov za patentne raziskave:
- Semaforji na osnovni strani z barvami označujejo status vsakega zahtevka - ekipa na en pogled vidi, kje je kateri.
- Samodejna obvestila po e-pošti ob vsaki spremembi statusa obveščajo vse deležnike (Power Automate).
- Poročila v Wordu se izdelajo sama iz podatkov, zbranih neposredno v aplikaciji, po prednastavljenih predlogah.
- Analitika v Excelu se ažurira sproti in omogoča pregledna poročila v realnem času.
Aplikacija prepozna različne vrste uporabnikov in vsakemu omogoči njegove funkcionalnosti. Rešitev je v celoti zgrajena v Microsoftovem okolju naročnika, kar zagotavlja visoke varnostne standarde.
Učinki
- Vse na enem mestu in zagotovljena kakovost podatkov.
- Pregled nad statusi zahtevkov - za ekipo in za naročnike raziskav.
- Samodejna izdelava poročil iz podatkov v aplikaciji - konec ročne priprave v Wordu.
- Sprotna analitika za spremljanje ključnih informacij v realnem času.
Kako smo delali
Tudi ta projekt se je začel po naši preizkušeni poti: s preslikavo procesa in prototipom rešitve, ki ga je naročnik potrdil pred razvojem.
→ Oglejte si, kako delamo