Ko je delovnih mest premalo, potrebuješ dober rezervacijski sistem
Kako je A1 Slovenija skupaj z BizIT razporejanje omejenega števila delovnih mest v mariborski enoti spremenil v pravičen, pregleden in preprost proces - v okolju Microsoft Teams, ki ga zaposleni že uporabljajo.
"Želeli smo vzpostaviti enostaven in pravičen način rezervacije delovnih mest, ki zaposlenim omogoča čim več samostojnosti. Danes imajo jasen pregled nad razpoložljivostjo in si lahko delovno mesto rezervirajo brez dodatnega usklajevanja. Rešitev se je zelo dobro vključila v naš način dela, pri sodelovanju z BizIT pa posebej cenimo odzivnost, strokovnost in razumevanje naših potreb."
Izziv
V mariborski enoti A1 je v ekipi zaposlenih več, kot je dejansko na voljo delovnih mest. Ključno vprašanje zato ni bilo le, kako omogočiti rezervacijo mesta, temveč kako vzpostaviti sistem, ki bo za vse pravičen, pregleden in preprost za uporabo.
Brez skupnega sistema je težko zagotoviti, da imajo vsi zaposleni enak dostop do omejenega števila delovnih mest. Dodatno negotovost povzroča dejstvo, da vsa mesta niso opremljena enako.
A1 JE POTREBOVAL PROCES, KI BI
- vsem zaposlenim omogočal enake pogoje rezerviranja,
- v realnem času pokazal razpoložljiva mesta,
- omogočil izbiro glede na lokacijo in opremo,
- preprečil dvojne rezervacije in nesporazume,
- deloval brez ročnega usklajevanja.
Rešitev
BizIT ni začel pri aplikaciji, temveč pri načinu dela. Skupaj z ekipo A1 smo najprej določili jasna pravila uporabe ter popisali delovna mesta in njihovo opremo. Nato smo proces prenesli v aplikacijo Desk Reservation App, razvito v Microsoft Power Apps in nameščeno neposredno v Microsoft Teams. Zaposleni tako v okolju, ki ga že uporabljajo, hitro preverijo razpoložljivost, izberejo ustrezno delovno mesto in vedo, kakšna oprema jih tam čaka.
NAJPREJ PRAVILA IN UPORABNIKI, NATO TEHNOLOGIJA
- Pravila rezerviranja: opredelili smo, kako se mesta dodeljujejo in pod katerimi pogoji.
- Popis delovnih mest: zabeležili smo mesta in opremo, ki je na voljo na vsakem od njih.
- Preprost uporabniški proces: oblikovali smo pot od izbire dneva do potrjene rezervacije.
- Umestitev v Microsoft Teams: rešitev smo postavili tja, kjer jo zaposleni najlažje sprejmejo.
KAKO REŠITEV DELUJE V PRAKSI
- Pregled razpoložljivosti: zaposleni izbere dan prihoda in takoj vidi, koliko mest je še na voljo.
- Izbira ustreznega prostora: na tlorisu preveri lokacijo prostih mest in podatke o opremi.
- Enaka pravila za vse: aplikacija preveri razpoložljivost in pravila ter prepreči prekrivanje rezervacij.
- Rezervacija prek telefona: rezervacija v Teams, zapis v Outlook koledar in check-in na dan prihoda.
Zakaj je rešitev poslovno smiselna. Uporablja tehnologijo, ki jo A1 v okviru licenc Microsoft 365 že ima, nameščena je neposredno v Microsoft Teams in ne zahteva novega uporabniškega okolja. Opira se na obstoječo identiteto in varnostne mehanizme ter omogoča nadaljnje prilagoditve in razširitve.
Učinki
- Pravičen in pregleden proces: vsi zaposleni uporabljajo enaka pravila, razpoložljivost pa je vidna na enem mestu.
- Boljša uporabniška izkušnja: zaposleni ne rezervira le številke mize - vnaprej ve, kje bo delal in kakšna oprema mu je na voljo.
- Stabilna rešitev z dobrim razmerjem vložka in učinka: aplikacija deluje zanesljivo, uporabniki praktično nimajo težav, IT-ekipa pa nima dodatnega bremena.
Kako smo delali
Tudi ta projekt se je začel po naši preizkušeni poti: s preslikavo procesa in prototipom rešitve, ki ga je naročnik potrdil pred razvojem.
→ Oglejte si, kako delamoImate proces, ki mora biti pravičnejši, preglednejši ali preprostejši?
Pišite nam - pogovor začnemo z vašim procesom, ne s tehnologijo.
Rezervirajte 30-min posvet← Vse reference