7 znakov, da vaš poslovni proces kliče po izboljšavi

V podjetju je lahko proces lepo opisan, odgovornosti določene in poslovni sistemi postavljeni. Pa vendar se pravo delo na koncu pogosto zgodi nekje med e-pošto, Excelom in sporočilom sodelavcu: "A lahko samo preveriš, kje je ta zadeva?"

Predstavljajte si povsem običajen ponedeljek.

V nabiralnik prispe zahtevek. Nekdo podatke prepiše v Excel in priponko shrani v skupno mapo. Dokument pošlje sodelavcu v potrditev. Dva dni pozneje ga spomni, ker odgovora še ni. Medtem vodja na sestanku vpraša, koliko zadev je trenutno odprtih.

Odgovor? "Samo trenutek, moram pogledati."

Nekdo odpre Excel. Drug sodelavec preveri svojo evidenco. Tretjega pokličejo, ker del podatkov vodi samo on.

Nič od tega ni videti kot velika težava. Delo je bilo opravljeno včeraj in najverjetneje bo tudi jutri.

Prav v tem je težava.

Ko tak način dela postane normalen, ga ne opazimo več. Nekaj minut za prepisovanje podatkov. Pet minut za preverjanje statusa. Eno sporočilo za opomnik. Pol ure za tedensko poročilo.

Pomnoženo z desetinami zaposlenih, stotinami zahtevkov in dvanajstimi meseci pa lahko govorimo o zelo konkretnem strošku.

Zato pravo vprašanje ni "Kaj bi lahko digitalizirali?". Boljše vprašanje je:

Kje danes po nepotrebnem izgubljamo čas, informacije ali pregled?

Če se v naslednjih sedmih znakih prepoznate, je odgovor morda bližje, kot se zdi.

1. Proces je lepo opisan. V resnici pa živi v e-pošti.

Na papirju je vse jasno. Zahtevek se odda. Odgovorna oseba ga pregleda. Sledi odobritev, izvedba in zaključek.

V praksi pa zahtevek prispe po e-pošti. Nekdo ga posreduje naprej. Naslednja oseba odgovori samo prvemu pošiljatelju. Del komunikacije ostane v osebnem nabiralniku. Priponka dobi imena končno, končno2 in res-končno.

Teden pozneje pride vprašanje: "Ali je to že urejeno?"

Proces torej obstaja. Manjka pa mu sistem, ki bi ga vodil. To je pomembna razlika.

Digitaliziran proces ni samo obrazec namesto papirja. Dober proces mora v vsakem trenutku dati nekaj zelo preprostih odgovorov:

• Kje se je zadeva začela?
• Kje je zdaj?
• Kdo jo ima?
• Kaj sledi?
• Kdaj je zaključena?

Če morajo zaposleni te odgovore iskati po e-poštni zgodovini, je to zelo dober kandidat za izboljšavo.

2. Brez opominjanja se nič ne premakne

"Sem mu že poslal." "Ga bom še enkrat spomnil." "Čakamo potrditev." "Ali lahko preveriš, pri kom je?"

Če te stavke v podjetju slišite pogosto, imate pred sabo enega najbolj zanesljivih znakov procesne neučinkovitosti.

Seveda vsak proces vključuje čakanje. Nekdo mora zahtevek pregledati, nekdo nekaj potrditi, nekdo sprejeti odločitev.

Težava nastane, ko je za premik procesa potrebna oseba, katere dejanska naloga postane opominjanje drugih ljudi.

Pri veliko internih procesih bi lahko sistem sam poskrbel za povsem rutinske stvari:

• obvestil zaposlenega o novi nalogi,
• po določenem času poslal opomnik,
• ob zamudi sprožil eskalacijo,
• po zaključenem koraku sam obvestil naslednjo osebo.

To niso tehnološke revolucije. So pa ravno takšne majhne spremembe tiste, po katerih zaposleni čez nekaj mesecev rečejo: "Kako smo pa to prej sploh delali?"

3. Na vprašanje "Kaj je trenutno odprto?" nihče ne zna hitro odgovoriti

Na sestanku vodja vpraša: "Koliko zadev imamo trenutno odprtih?"

Če sledi "samo trenutek, moram pogledati Excel" ali "za naš oddelek vem, za druge bi moral vprašati" ali najnevarnejše "odvisno, ali so vsi ažurirali podatke", potem problem ni poročilo.

Problem je, da organizacija nima pravega pregleda nad procesom.

Preglednost namreč ni samo nekaj, kar potrebuje vodstvo enkrat mesečno za sestanek. Vpliva na vsakodnevne odločitve.

Če v vsakem trenutku vidimo odprte primere, njihove statuse, odgovorne osebe in čas, ki ga posamezna zadeva preživi v določeni fazi, lahko hitro opazimo, kje nastajajo ozka grla, kje se zamude ponavljajo in kje je nekdo preobremenjen.

Brez takšnega pogleda proces pogosto upravljamo predvsem na podlagi občutka. In občutek je za vodenje podjetja precej drag informacijski sistem.

4. Isti podatek v podjetju vpišemo trikrat

Naročnik ali zaposleni izpolni obrazec. Podatek nekdo prejme po e-pošti in ga vnese v Excel. Kasneje ga druga oseba prepiše v poslovni sistem. Na koncu se isti podatek ponovno uporabi še v poročilu.

Ko smo takšnega načina dela vajeni, se nam niti ne zdi posebej nenavaden. Toda vsak ročni prepis prinaša tri zelo konkretne stroške: porabljen čas, možnost napake in vprašanje, kateri podatek je pravilen.

Zato je eden osnovnih principov dobrega digitalnega procesa zelo preprost:

Podatek zajamemo enkrat in čim bližje njegovemu izvoru. Nato ga uporabljamo naprej.

Pri tem pogosto sploh ni treba menjati ERP-ja, CRM-ja ali drugega osrednjega sistema. Veliko prostora za izboljšave se skriva ravno med sistemi - v tistih majhnih vmesnih korakih, kjer danes človek opravlja delo, ki bi ga lahko namesto njega opravila rešitev po meri.

5. Poročila vsak mesec znova izdelujemo

Ponedeljek zjutraj. Nekdo pošlje sodelavcem e-pošto: "Prosim za podatke za mesečno poročilo."

Začnejo prihajati Excelove datoteke. Nekdo jih združi. Preveri formule. Pokliče sodelavca zaradi manjkajoče številke. Pripravi graf. Pošlje verzijo vodji. Vodja želi še eno spremembo.

Čez mesec dni ponovimo isto.

Pri tem vprašanje ni, ali je Excel dobro ali slabo orodje. Excel je lahko odlično orodje. Bolj zanimivo vprašanje je: zakaj informacijo vsak mesec znova sestavljamo, če bi lahko nastajala sproti kot rezultat samega procesa?

Ko so podatki strukturirano zajeti že med delom, poročilo ne potrebuje več posebnega procesa priprave poročila. Postane pogled v trenutno stanje.

Vodja ne čaka na petek, da izve, kaj se je zgodilo do četrtka. Pogleda.

6. Proces deluje odlično - dokler je v službi prava oseba

Skoraj vsako podjetje ima vsaj eno takšno osebo. "Vprašaj Petro. Ona ve, kako to gre."

In Petra res ve. Ve, katera izjema velja za katerega naročnika. Ve, kateremu sodelavcu je treba poslati kateri dokument. Ve, kaj pomeni določena oznaka v Excelu. Ve celo, kje je tista datoteka iz leta 2022, ki jo občasno še vedno potrebujemo.

Takšni ljudje so za podjetje izjemno dragoceni.

Toda če proces deluje predvsem zato, ker ima ena oseba vse informacije v glavi, osebnem Excelu ali e-poštnem nabiralniku, imamo tudi precejšnje operativno tveganje.

To običajno postane očitno šele ob dopustu, bolniški odsotnosti, menjavi delovnega mesta ali rasti ekipe.

Dobra digitalizacija ne poskuša nadomestiti strokovnega znanja zaposlenih. Ravno nasprotno. Poskuša odstraniti administracijo okoli tega znanja ter poskrbeti, da osnovni potek, informacije in odgovornosti niso odvisni od tega, kdo je tisti dan v pisarni.

7. Vsi vedo, da bi lahko delali bolje. Nihče pa ne ve, kje začeti.

Morda najpogostejši znak od vseh.

Vodstvo vidi priložnosti. Finance imajo seznam svojih težav. HR bi izboljšal tri procese. Proizvodnja jih ima pet. IT ima backlog zahtev, ki je daljši od časa, ki ga ima na voljo.

Potem pride še AI. In na naslednjem sestanku nekdo vpraša: "Bi morali tudi mi nekaj narediti z umetno inteligenco?"

Nenadoma imamo toliko idej, da ne naredimo ničesar.

V takšni situaciji je koristno narediti precej preprost premik. Ne začnite z izbiro tehnologije. Začnite s seznamom problemov.

Kateri proces izbrati najprej?

Ni vsak neučinkovit proces tudi dober prvi projekt.

Proces, ki tri ljudi enkrat na leto razjezi za pet minut, verjetno ni najvišje na seznamu prioritet. Proces, pri katerem 40 ljudi vsak dan porabi deset minut za nepotrebno administracijo, pa je že druga zgodba.

Pri izbiri si zato postavite pet vprašanj.

1. Kako pogosto se proces ponavlja?

Ne glejte samo časa posamezne izvedbe. Pomislite na pogostost in število ljudi, ki sodelujejo.

2. Koliko ročnega dela vsebuje?

Prepisovanje, kopiranje med sistemi, pošiljanje priponk, preverjanje statusov, opominjanje in ročno ustvarjanje dokumentov so običajno dober signal.

3. Ali imamo nad procesom pregled?

Ali lahko takoj povemo, kaj je odprto, kdo je odgovoren in kje zadeve najpogosteje obstanejo?

4. Koliko ljudi in oddelkov sodeluje?

Vsaka predaja med ekipami je potencialna točka čakanja, izgube informacije ali podvajanja dela.

5. Kaj bi izboljšava dejansko pomenila za podjetje?

Manj porabljenega časa? Manj napak? Hitrejši odziv? Boljšo uporabniško izkušnjo? Večji nadzor? Manjše tveganje?

Dober prvi projekt običajno ni največji ali najbolj ambiciozen. Je tisti, pri katerem je poslovni učinek dovolj velik, zahtevnost izvedbe pa še vedno obvladljiva.

Digitalizacija danes ni nujno večletni IT-projekt

Beseda digitalizacija ima pri marsikaterem managerju še vedno precej težko prtljago. Velika specifikacija. Nov informacijski sistem. Dolgotrajen razvoj. Velika investicija. In čakanje na rezultat.

Takšni projekti seveda še vedno obstajajo in so v določenih primerih nujni. Toda veliko vsakodnevnih procesnih težav danes ne zahteva zamenjave temeljnih poslovnih sistemov.

Še posebej v organizacijah, ki že uporabljajo Microsoft 365, je mogoče marsikatero vrzel reševati postopno. En proces. Ena konkretna težava. Ena aplikacija ali avtomatizacija. Rezultat. In nato naslednji korak.

Rešitev lahko zajame podatke, avtomatizira obvestila in odobritve, poveže obstoječe vire ter vodjem omogoči pregled nad stanjem. Kako to izgleda v praksi, kažejo reference.

Tehnologija pri tem ni najpomembnejši del zgodbe. Veliko pomembneje je, da smo izbrali pravi problem.

In kam v vse to sodi AI?

Danes skoraj ni pogovora o izboljševanju poslovanja, ki se prej ali slej ne bi dotaknil umetne inteligence. In prav je tako.

AI lahko zelo konkretno pomaga pri delu z dokumenti, iskanju informacij, povzemanju, razvrščanju, pripravi predlogov, komunikaciji in podpori pri odločanju.

Toda obstaja ena past. Če je proces slab, ga AI sam po sebi ne bo uredil.

Če ne vemo, kdo je odgovoren, če so podatki razpršeni po petih mestih in če nihče ne zna natančno povedati, kako naj bi proces sploh potekal, lahko z umetno inteligenco samo hitreje izvajamo nekaj, kar že v osnovi ni dobro postavljeno.

Zato je vrstni red pomemben:

Razumemo proces → Odstranimo nepotrebne korake → Uredimo podatke in digitaliziramo potek → Dodamo AI

Najprej proces. Potem AI.

Začnete lahko že na naslednjem vodstvenem sestanku

Za prvi korak ne potrebujete programa digitalne transformacije, projektne pisarne ali trimesečne analize. Poskusite nekaj precej bolj preprostega.

Na naslednjem sestanku vodjem in ključnim lastnikom procesov postavite eno vprašanje:

Kateri proces ali opravilo vam danes jemlje nesorazmerno veliko časa, zahteva preveč usklajevanja ali vam ne daje dovolj pregleda?

Vsak naj napiše tri odgovore. Nato jih postavite na skupen seznam in jih ocenite samo po dveh dimenzijah: kolikšen poslovni učinek bi prinesla izboljšava in kako zahtevna bi bila izvedba.

Zelo hitro se bo pokazala zanimiva slika. Nekatere težave bodo samo majhne vsakodnevne nadležnosti. Nekateri procesi bodo strateško pomembni, vendar preveliki za prvi korak.

Nekaj pa jih bo pristalo točno tam, kjer želite začeti: velik potencial in razumno zahtevna izvedba.

Najboljše ideje običajno že imate

Najboljše ideje za digitalizacijo praviloma ne nastanejo ob prebiranju kataloga novih tehnologij. Najdemo jih v vsakodnevnem delu.

Pri vodji, ki nima pregleda. Pri sodelavcu, ki isti podatek vpisuje v tri sisteme. Pri zaposleni, ki vsak petek dve uri sestavlja poročilo. Pri lastniku procesa, ki mora ves čas preverjati, kdo še ni odgovoril.

To so majhni trenutki, ki jih zlahka sprejmemo kot normalen del službe. Dokler se nekega dne ne vprašamo:

Zakaj pa to pravzaprav še vedno delamo tako?

Tehnologija pride šele potem. Prvi korak je, da takšen trenutek prepoznamo kot priložnost.

Ne veste, pri katerem procesu začeti?

V BizIT izvajamo 90-minutno in-house delavnico za vodstvo in ključne lastnike procesov, namenjeno podjetjem, ki vedo, da imajo prostor za izboljšave, nimajo pa še jasno izbranega prvega projekta.

Ne začnemo s predstavitvijo tehnologije. Na konkretnih poslovnih primerih najprej pokažemo, kaj je danes mogoče, nato pa skupaj z udeleženci poiščemo procesne priložnosti v njihovi organizaciji in določimo prve prioritete.

Najprej poslovni problem. Potem primerna rešitev.

Rezervirajte uvodni posvet →