Zakaj zaposleni prenehajo uporabljati intranet

1. Začetno zanimanje še ne pomeni dolgoročne uporabe

Po objavi novega intraneta je obisk običajno visok. Zaposleni so radovedni, objavljene so sveže novice, projektna ekipa pa aktivno skrbi za vsebine. Po nekaj mesecih se lahko uporaba zmanjša, če intranet ne postane del vsakodnevnega dela.

Težava pogosto ni v sami platformi, ampak v lastništvu vsebin, strukturi informacij in načinu dostopa. Spodaj so štirje najpogostejši razlogi.

2. Prvi razlog: vsebine nimajo jasnega lastnika

Intranet ima pogosto tehničnega skrbnika, nima pa določenih oseb, ki odgovarjajo za pravilnost posameznih vsebinskih področij.

Če zaposleni najde pravilnik, vendar ne ve, ali je še veljaven, bo informacijo preveril pri sodelavcu ali pristojnem oddelku. Ko se to večkrat ponovi, intranetu ne zaupa več.

Lastništvo določite po področjih in po možnosti po imenu. Kadrovske vsebine naj imajo svojega urednika, varnostna navodila drugega, strokovne postopke pa osebe, ki jih dejansko poznajo. Določiti je treba tudi rok pregleda in način nadomeščanja.

3. Drugi razlog: zaposleni ne najdejo odgovora

Uporabnik ne išče nujno imena dokumenta. Išče odgovor na vprašanje, kot je »koliko dopusta mi pripada ob selitvi« ali »kje oddam potni nalog«.

Iskanje ne more pomagati, če imajo dokumenti nerazumljiva imena, vsebine nimajo opisnih naslovov ali pa manjkajo ključne oznake. Težava je zato pogosto v pripravi in organizaciji vsebin, ne v iskalniku.

Pred objavo izberite deset resničnih vprašanj zaposlenih in preverite, ali lahko uporabnik odgovor najde z enim iskanjem ali v nekaj jasnih korakih. Rezultate testiranja uporabite za izboljšanje poimenovanj in navigacije.

4. Tretji razlog: struktura sledi organigramu, ne opravilom

Organizacije intranet pogosto uredijo po oddelkih, ker je takšna struktura enostavna za urednike. Zaposleni pa praviloma razmišljajo o nalogi: želijo naročiti opremo, prijaviti odsotnost, poiskati obrazec ali preveriti navodilo.

Če morajo najprej ugotoviti, kateri oddelek je odgovoren za vsebino, je pot do informacije predolga. Glavna navigacija naj zato sledi najpogostejšim opravilom in potrebam zaposlenih, organizacijska struktura pa je lahko dodatna možnost.

5. Četrti razlog: dostop ni prilagojen vsem zaposlenim

Zaposleni v proizvodnji, logistiki ali na terenu nimajo vedno stalnega dostopa do službenega računalnika. Intranet, zasnovan le za uporabo v namiznem brskalniku, bo zanje težko postal glavni vir informacij.

Že pri načrtovanju je treba preveriti, katere naprave zaposleni uporabljajo, kako se prijavljajo in katere informacije potrebujejo na poti. Rešitev lahko vključuje mobilno prilagojen prikaz, dostop prek okolja Teams, skupne naprave ali premišljeno povezavo z drugimi komunikacijskimi kanali.

6. Kaj urediti že pri zasnovi

• Za vsako vsebinsko področje določite lastnika in rok pregleda.
• Navigacijo oblikujte po najpogostejših opravilih zaposlenih.
• Iskanje preizkusite z resničnimi vprašanji in uporabniki.
• Določite pravila poimenovanja, oznak in arhiviranja.
• Predvidite dostop za zaposlene brez stalnega računalnika.
• Začnite z manjšim obsegom kakovostnih vsebin, namesto da prenesete vse obstoječe datoteke.

7. Kako spremljati, ali intranet ostaja uporaben

Število obiskov samo po sebi ne pove dovolj. Bolj koristno je spremljati:

• katere izraze zaposleni iščejo in pri katerih ne dobijo uporabnega rezultata,
• koliko vsebin je preseglo dogovorjeni rok pregleda,
• katere strani zaposleni dejansko uporabljajo pri delu,
• koliko različnih urednikov redno objavlja in posodablja vsebine,
• katera vprašanja zaposleni še vedno pogosto pošiljajo po e-pošti.

Ti podatki pokažejo, ali intranet rešuje konkretne potrebe ali je predvsem kanal za občasne novice.

8. Iz prakse BizIT

Pri Porsche Slovenija smo intranet prenovili v okolju SharePoint Online. Pomemben del projekta ni bila le selitev vsebin, temveč tudi ureditev vlog in načina objavljanja, da lahko različni uredniki samostojno skrbijo za svoja področja. Tako intranet ni odvisen od ene osebe, vsebine pa lažje ostajajo aktualne.