Od prve avtomatizacije do lastne rešitve: razvoj internega ustvarjalca

1. Interni ustvarjalci rešitev že obstajajo v večini organizacij

V skoraj vsakem podjetju je nekdo, ki si je delo že izboljšal z napredno Excelovo datoteko, obrazcem ali preprosto avtomatizacijo. Tak zaposleni dobro pozna proces in ima močno motivacijo, saj rešuje konkreten problem iz svojega vsakdana.

Samo dostop do orodij pa ni dovolj. Brez primernega začetnega primera, osnovnih pravil in podpore lahko prva avtomatizacija hitro postane nezanesljiva ali odvisna od ene osebe.

2. Prvi korak: ena majhna in razumljiva avtomatizacija

Prvi cilj naj ne bo celotna aplikacija, ampak preprost potek, ki odpravi eno ponavljajočo se nalogo. Avtor mora razumeti, kaj avtomatizacijo sproži, katere podatke uporablja, kaj se zgodi ob napaki in kako jo lahko spremeni.

Primerni začetni primeri so:

• shranjevanje podatkov iz obrazca na skupni seznam,
• shranjevanje priponk v določeno mapo,
• samodejno obvestilo ob spremembi statusa,
• opomnik pred rokom.

Uspeh ni le to, da avtomatizacija deluje prvi dan. Pomembno je, da jo avtor zna pozneje sam preveriti, popraviti in razložiti sodelavcu.

3. Od osebnega pripomočka do rešitve za ekipo

Ko rešitev začne uporabljati več ljudi, se pojavijo nova vprašanja: kdo sme videti podatke, kdo jih lahko spreminja, kdo prejme obvestilo ob napaki in kdo je odgovoren za vzdrževanje.

Na tej stopnji je treba osebne datoteke zamenjati s skupnimi in ustrezno upravljanimi podatkovnimi viri. Pomembni postanejo tudi poimenovanje, dokumentacija, testiranje in dogovorjen način objave sprememb.

Rešitev, ki deluje samo pod uporabniškim računom njenega avtorja ali jo razume le ena oseba, predstavlja poslovno tveganje.

4. Procesi, ki vključujejo več oddelkov

Zahtevnejši korak so procesi s potrjevanji, izjemami, eskalacijami in revizijsko sledjo. Tu tehnično znanje ni dovolj. Najprej mora biti jasno, kako naj proces poteka, kdo odloča in katere izjeme so upravičene.

Interni ustvarjalec mora znati proces prikazati, ločiti običajni potek od izjem ter prepoznati, kdaj je treba vključiti lastnika procesa, skrbnika okolja ali profesionalnega razvijalca.

5. Kdaj je čas za aplikacijo in naprednejše znanje

Napredovanje je smiselno, ko se pojavi več naslednjih potreb:

• rešitev uporablja širša skupina zaposlenih,
• uporabniki potrebujejo prilagojen uporabniški vmesnik,
• proces vključuje več vlog in različnih pravic,
• rešitev se povezuje z drugimi sistemi,
• potrebna sta zanesljivo upravljanje sprememb in podpora.

Takrat je smiselno znanje nadgraditi z zasnovo aplikacij, modeliranjem podatkov, varnostjo, integracijami, testiranjem in upravljanjem življenjskega cikla rešitev.

6. Interni razvoj potrebuje jasna pravila

Organizacija mora določiti, katere vrste rešitev lahko zaposleni izdelujejo samostojno, pri katerih potrebujejo pregled in katere zahtevajo profesionalni razvoj.

Pomembni kriteriji so poslovna kritičnost, občutljivost podatkov, število uporabnikov, povezave z drugimi sistemi, regulativne zahteve ter posledice morebitne napake.

Cilj pravil ni omejevanje pobud, ampak preprečevanje rešitev brez lastnika, dokumentacije in podpore.

7. Iz prakse BizIT

Pri več naročnikih interne ustvarjalce podpiramo z delavnicami in individualnim coachingom na konkretnih primerih. Udeleženec prinese svoj proces ali rešitev, skupaj pa jo izboljšamo in ob tem razložimo dobre prakse. Tako znanje ostane v organizaciji, hkrati pa se zmanjšajo tveganja, ki nastanejo pri razvoju brez ustrezne podpore.