Kako prepoznati proces, ki ga je vredno digitalizirati

1. Začnite pri poslovnem problemu, ne pri orodju

Pri digitalizaciji se podjetja pogosto najprej vprašajo, katero tehnologijo naj uporabijo. Boljše izhodišče je vprašanje, kateri proces zaposlenim vsak dan povzroča največ nepotrebnega dela, čakanja ali napak.

Za prvi projekt ni treba popisati vseh procesov v organizaciji. Dovolj je, da nekaj najpogostejših kandidatov ocenite po treh praktičnih kriterijih.

2. Trije kriteriji za izbiro procesa

Proces se pogosto ponavlja

Večkrat ko se proces izvede, hitreje se pokaže učinek izboljšave. Prihranek dveh minut pri opravilu, ki se izvede več stokrat na mesec, je lahko pomembnejši od večje izboljšave pri nalogi, ki se pojavi le nekajkrat na leto.

Proces ima jasnega lastnika

Lastnik procesa je oseba, ki razume potek dela, lahko sprejema odločitve in je odgovorna za rezultat. Brez nje se projekt hitro ustavi pri vprašanjih, kot so izjeme, pravice dostopa in odgovornost za podatke.

Manjkata pregled in sledljivost

Dober kandidat je proces, pri katerem je težko odgovoriti na vprašanja: Kje je zahtevek? Kdo ga trenutno obravnava? Kaj še manjka? Koliko časa posamezen korak traja? Digitalna rešitev lahko uvede jasne statuse, odgovorne osebe, roke in zgodovino sprememb.

3. Dva znaka, da je bolje najprej urediti proces

Prvi znak je, da se sodelujoči še niso dogovorili, kako naj proces poteka. Digitalizacija takšnega procesa ne odpravi nesoglasij, ampak jih prenese v sistem.

Drugi znak so podatki brez jasnega skrbnika. Če nihče ne skrbi za pravilnost šifrantov, seznamov uporabnikov ali drugih ključnih podatkov, bo tudi dobro zasnovana rešitev hitro izgubila zaupanje uporabnikov.

4. Kako oceniti učinek pred začetkom

Za prvo oceno zadoščajo štirje podatki: koliko ljudi sodeluje, kako pogosto se proces izvede, koliko časa danes zahteva in koliko napak ali zamud povzroči. Tako lahko ocenite letni prihranek časa, pomembni pa so tudi manj napak, hitrejše odločanje in boljša sledljivost.

Cilj prvega projekta naj bo dovolj konkreten, da ga lahko po uvedbi izmerite. Na primer: krajši čas obravnave, manj ročnega prepisovanja, manj izgubljenih zahtevkov ali večji delež nalog, zaključenih v dogovorjenem roku.

5. Iz prakse BizIT

Pri Hisense Europe je bil primeren proces naročanje patentnih raziskav. Postopek se je pogosto ponavljal, imel je jasnega lastnika, uporabniki pa niso imeli enotnega pregleda nad stanjem zahtevkov. Po uvedbi rešitve ima vsak zahtevek določen status in odgovorno osebo, obvestila pa se pošiljajo samodejno.