Donosnost naložb v umetno inteligenco se najprej začne z boljšimi internimi procesi

Umetna inteligenca je v zelo kratkem času postala ena glavnih prednostnih nalog podjetij. Organizacije preizkušajo Microsoft 365 Copilot, agente umetne inteligence, inteligentno obdelavo dokumentov in generativno umetno inteligenco.

Ob vseh teh preizkusih postaja vse pomembnejše vprašanje:

Ali naložbe v umetno inteligenco dejansko ustvarjajo merljivo poslovno vrednost?

V številnih organizacijah se izziv začne, še preden v proces vključijo umetno inteligenco. Začne se pri samem procesu.

Poglejte onkraj osrednjih poslovnih sistemov

Večina organizacij že uporablja ERP, CRM, HRM, MES ali druge specializirane poslovne sisteme. Kljub temu številni vsakodnevni interni procesi še vedno potekajo zunaj njih.

Zahtevki se pošiljajo po e-pošti. Statusi se spremljajo v Excelu. Dokumenti so shranjeni v različnih mapah. Za odobritve je treba ročno opominjati sodelavce. Zaposleni prepisujejo podatke med sistemi. Poročila se pripravljajo ročno.

Posamezne aktivnosti se morda ne zdijo kritične. Ko pa se ponavljajo v več oddelkih in pri stotinah zaposlenih, ustvarjajo veliko skritih neučinkovitosti.

Prav tu lahko naletijo na težave tudi pobude na področju umetne inteligence. Če je proces razdrobljen med e-pošto, preglednice, dokumente in posamezne zaposlene, nima jasnega poteka in pogosto tudi ne zanesljivega vira strukturiranih podatkov. Brez takšne osnove umetna inteligenca procesa ne bo samodejno izboljšala.

Začnite pri procesu, ne pri tehnologiji

Namesto vprašanja "Kje lahko uporabimo umetno inteligenco?" priporočamo vprašanje "Kje naši zaposleni izgubljajo čas?"

Poiščite procese, pri katerih zaposleni pogosto:

• prenašajo informacije med e-pošto, preglednicami in poslovnimi sistemi;
• iščejo najnovejšo različico dokumenta ali podatka;
• ročno opominjajo sodelavce na roke;
• pripravljajo ponavljajoča se poročila;
• iste podatke vnašajo večkrat;
• drug drugega sprašujejo o statusu zahtevkov ali nalog.

Takšni procesi so pogosto odlični kandidati za digitalizacijo. Ko je proces strukturiran, lahko organizacija postopoma preide skozi štiri faze:

Digitalizirajte

Vzpostavite enoten digitalni proces z jasno določenimi odgovornostmi, statusi, podatki in dokumenti. Zaposleni vedo, kje se proces začne, kaj sledi in kje najdejo vse pomembne informacije.

Avtomatizirajte

Odpravite ponavljajoče se administrativno delo. Obvestila, opomniki, odobritve, izdelava dokumentov in prenos podatkov med sistemi se lahko pogosto izvajajo samodejno.

Merite

Digitalni proces začne ustvarjati zanesljive podatke. Organizacija lahko meri čas obdelave, obremenjenost, ozka grla, zamude in druge kazalnike, ki jih je bilo prej težko spremljati.

Dodajte umetno inteligenco

Ko sta proces in podatkovna osnova urejena, lahko umetno inteligenco vključite tam, kjer ustvarja dodatno vrednost. Pomaga lahko pri pridobivanju podatkov iz dokumentov, razvrščanju zahtevkov, povzemanju primerov, iskanju po večjih količinah informacij, predlaganju naslednjih korakov ali podpori zaposlenim pri odločanju.

Razlika je pomembna: umetna inteligenca ni več osamljen eksperiment, temveč postane del dejanskega poslovnega procesa.

Kako je to videti v praksi?

Dober primer je Hisense Europe. Njihova ekipa za raziskave in razvoj je zahtevke za patentne raziskave obravnavala na podlagi obrazcev, ki so jih zaposleni pošiljali po e-pošti. Zato je bilo težko zagotavljati jasen pregled nad prejetimi zahtevki, spremljati njihove statuse, razporejati delo v ekipi ter učinkovito pripravljati poročila.

BizIT je skupaj s podjetjem Hisense proces digitaliziral z uporabo Microsoft Power Platform.

Nova aplikacija omogoča strukturiran pregled zahtevkov in njihovih statusov, ob spremembah statusa samodejno obvesti vse vključene ter iz že zbranih podatkov samodejno ustvari poročila v Wordu. Zajeti podatki so hkrati na voljo za sprotno analitiko in poročanje.

Ni se spremenila samo tehnologija. Proces je postal strukturiran, pregleden in merljiv. S tem je nastala veliko boljša osnova za nadaljnjo avtomatizacijo, analitiko in uporabo umetne inteligence.

Kot je povedal Elvir Čaušević, Director of Shared R&D v podjetju Hisense Europe:

"Orodja znotraj Microsoft Power Platforme so nas navdušila, saj lahko relativno hitro digitaliziramo interne procese, ki smo jih do sedaj vodili prek Excela in e-pošte."

Včasih avtomatizacija ustvari več vrednosti kot umetna inteligenca

Eno najpomembnejših vprašanj za podjetja ni "Koliko umetne inteligence uporabljamo?", temveč "Kje nam tehnologija ustvarja merljivo poslovno vrednost?"

Včasih bo odgovor agent umetne inteligence. Pri drugem procesu bo samodejna izdelava dokumentov odpravila ure ponavljajočega se dela. Drugje bo največjo izboljšavo prinesla preprosta aplikacija, ki vsem zagotovi jasen pregled nad odgovornostmi in statusi.

Umetna inteligenca zato ne sme biti cilj sama po sebi. Cilj morajo biti boljši poslovni procesi. Umetna inteligenca je eno od orodij, ki nam lahko pri tem pomaga.

Od digitalne preobrazbe do inteligentnih procesov

Digitalne preobrazbe in umetne inteligence ne bi smeli obravnavati kot dveh ločenih pobud. Med njima obstaja naravno zaporedje:

Digitalizirajte → Avtomatizirajte → Merite → Dodajte umetno inteligenco

Boljša kot je digitalna osnova organizacije, lažje je umetno inteligenco vključiti v vsakodnevno delo na način, ki ga bodo zaposleni dejansko uporabljali, vodstvo pa bo lahko merilo njegove učinke.

Preden začnete naslednji pilotni projekt na področju umetne inteligence, ponovno poglejte procese, ki že potekajo v vaši organizaciji, še posebej tiste, ki so še vedno odvisni od Excelovih datotek, e-pošte, ročnih odobritev in ponavljajočega se administrativnega dela.

Naslednja dragocena priložnost za uporabo umetne inteligence se morda začne preprosto z boljšim procesom.